Dokumenty w LAN Management System

System zarządzania przedsiębiorstwem, jakim jest LAN Management System, powinien być wyposażony w moduł zarządzania dokumentami. LMS posiada taki moduł i daje jego użytkownikom sporą swobodę w tworzeniu dokumentów wszelakiej treści. Jeśli jeszcze nie wykorzystujesz w swojej firmie możliwości LMS w ww. zakresie, a chcesz poszerzyć krąg czerpanych z LMS korzyści, zapoznaj się z tym tematem czytając ten wpis!

Dokumenty w LMS

Dokumenty w LMS są tworzonymi z szablonu plikami, w których możesz zamieścić skierowaną do konkretnego klienta spersonalizowaną treść. Możliwe jest przygotowanie dokumentu dowolnego typu. Dokument ten jest przechowywany w formacie HTML, jego treść jest statyczna, to znaczy że nie zmieni się gdy zmianie ulegną dane pobrane z baz danych celu jego wygenerowania.

Jakie funkcje związane z obiegiem dokumentów w firmie posiada LMS?

W LMS zostało zaimplementowanych szereg funkcji znanych z systemów obiegu dokumentów. Są to między innymi:

  • lista wszystkich dokumentów;
  • lista dokumentów danego klienta;
  • wyszukiwanie dokumentów;
  • konfigurator uprawnień użytkowników w module dokumentów;
  • plany numeracyjne;
  • generator dokumentów;
  • dostęp do dokumentów w panelu abonenta/klienta;
  • szablony dokumentów.

Wykorzystując potencjał modułu zarządzania dokumentami w LMS, można znacząco zmniejszyć nakład czasu jaki jest potrzebny w żmudnej, codziennej, papierkowej pracy biura obsługi klienta.

Lista wystawionych dokumentów

Moduł listy wystawionych dokumentów agreguje w jednym miejscu wystawione przy pomocy LMS dokumenty. Możesz w szybki sposób przejrzeć ostatnio wygenerowane pisma lub użyć wyszukiwarki aby zobaczyć pisma wybranego typu, wystawione w interesującym Cię okresie, sprawdzić które z nich nie zostały jeszcze zatwierdzone.

Warto wspomnieć, że LMS posiada wbudowaną listę typów pism. Dzięki temu szybko, bez zagłębiania się w treść dokumentu, będziesz w stanie określić czego on dotyczy. Na liście wbudowanych typów dokumentów znajdziesz m. in.:

  • umowy;
  • aneksy;
  • protokoły;
  • zamówienia;
  • karty klienta;
  • wzory rozwiązania umowy;
  • wezwania do zapłaty;
  • cenniki;
  • promocje;
  • gwarancje;
  • regulaminy.

Lista dokumentów klienta

Lista dokumentów klienta widoczna jest w panelu informacji o kliencie i zawęża listę wszystkich dokumentów do tych przypisanych wybranemu klientowi (dokument musi mieć przypisanego klienta/abonenta i nie może ich mieć przypisanych więcej niż jednego). Na tej liście także znajdziemy takie informacje jak typ dokumentu, okres obowiązywania, dane użytkownika który go wystawił).

Konfigurator uprawnień

LMS pozwala na konfigurowanie uprawnień użytkowników w zakresie wystawiania dokumentów. Możliwe jest określenie szczegółowych uprawnień do podglądu, tworzenia, zatwierdzania, edycji oraz usuwania każdego z wbudowanych typów dokumentów. Dzięki temu możemy odzwierciedlić w systemie rzeczywiste uprawnienia jego użytkowników, wprowadzić większą kontrolę przepływu dokumentów i uniknąć pomyłek.

Plany numeracyjne

Plany numeracyjne pozwalają nadać konkretnym typom dokumentów wyróżniającego je schematu numeracji. Przemyślany schemat numeracji ułatwi Ci pracę w module zarządzania dokumentami, kontakt z klientem w razie konieczności powoływana się na zapisy w dokumentach, itd.

Moduł dodawania dokumentów pozwala na określenie planu numeracyjnego z którego zostanie pobrany kolejny numer do aktualnie tworzonego pisma lub dla którego wskazany zostanie przez wystawcę konkretny numer.

Generator dokumentów

Generator pozwala na szybkie wystawienia dokumentów tego samego typu, z tego samego szablonu, wszystkim klientom lub określonej ich grupie. Możesz w ten sposób wygenerować nową wersję regulaminu dla wszystkich podłączonych klientów, wystawić wszystkim dłużnikom wezwanie do zapłaty, itp.

Podgląd w panelu abonenta

Informacja o każdym wystawionym dla abonenta/klienta dokumencie będzie dla niego dostępna po zalogowaniu się do panelu abonenta. Gdy zatwierdzisz dany dokument Twój klient będzie go mógł pobrać i wydrukować.

Szablony dokumentów

Wraz z pobraną instancją LMS otrzymuje się przykładowy domyślny szablon. Na jego podstawie możesz przygotować inny potrzebny Tobie szablon umowy, cennika, regulaminu lub czegokolwiek innego co będzie przydatne w codziennej pracy Twojego przedsiębiorstwa. Szablony przygotowuje się w formacie HTML, a miejsca na dynamicznie wstawiane elementy tworzy się przy pomocy systemu szablonów dla PHP jakim jest Smarty. Silnik szablonu napisany jest w PHP, może być dostosowany do potrzeb konkretnego typu dokumentu. Pozwala on na łatwe pobranie z bazy danych niezbędnych do automatycznego wypełnienia szablonu danych o kliencie, jego zobowiązaniach, komputerach, saldzie oraz innych danych. Możliwe jest także rozbudowanie formatki dodawania nowego dokumentu o dodatkowe pola przy pomocy skojarzonego z szablonami dokumentów systemu pluginów. W ten sposób podczas tworzenia nowego dokumentu możesz podać dodatkowe dane które nie znajdują się w bazie danych lub stworzyć kilka ścieżek tworzenia dokumentu.